Die Kanzlei für Wirtschafts- und Medizinstrafrecht (nachfolgend: Kanzlei oder Ombudskanzlei) bietet Ihnen die Möglichkeit, über ein virtuelles Postfach sowie telefonisch von Compliance-Verstößen zu berichten. Compliance-Verstöße sind Verstöße gegen rechtliche Vorgaben oder gegen interne Vorschriften der Hessing Unternehmensgruppe.

 

Über das virtuelle Postfach können Sie konkrete Anhaltspunkte für Korruption, Verstöße gegen Rechnungslegungs- und Bilanzierungsvorschriften, Diebstahl, Betrug, Fälschen von Dokumenten, Untreue, Kartelle, unfairen Wettbewerb, Verrat von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, Interessenskonflikte sowie für sonstiges strafbares oder ordnungswidriges Verhalten melden.

 

Die von Ihnen gemeldeten Informationen werden von den Mitarbeitern der Kanzlei ausgewertet. Sie können die Einleitung interner wie behördlicher Untersuchungsverfahren und weitere nachteilige Folgen für die Betroffenen nach sich ziehen. Übermitteln Sie uns daher nur Informationen, bei denen Sie nach bestem Wissen davon ausgehen, dass sie zutreffen. Wenn Sie wissentlich falsche oder irreführende Informationen geben, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen. Das wissentliche Verbreiten von falschen Informationen ist strafbar.

 

Die Kanzlei ist die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung für die Hinweise, die an die Ombudskanzlei gemeldet werden. Die Anschrift der verantwortlichen Stelle ist:

 

Die technischen Voraussetzungen für den Betrieb des Hinweisgebersystems werden von der unabhängigen Betreiberin Vispato GmbH (Hansaallee 299, 40549 Düsseldorf) zur Verfügung gestellt. Die inhaltliche Bearbeitung der Hinweise erfolgt ausschließlich durch die Kanzlei.

 

Die über das Hinweisgebersystem (virtuelle Postfach) eingegebenen Hinweise können keiner natürlichen Person zugeordnet werden. Damit wird die Anonymität der Hinweisgeber sichergestellt. Die Verarbeitung und Nutzung der Daten finden ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland statt. Das Hinweisgebersystem wird im zertifizierten (ISO 27001) Rechenzentrum der DATEV eG gehostet. 

 

Zugriff auf die Hinweise haben nur die vordefinierten Ansprechpartner der Kanzlei. Von den Hinweisgebern werden keine Daten verarbeitet, die einer natürlichen Person zugeordnet werden können. Auf die IP-Adressen der Hinweisgeber oder andere persönliche identifizierbare Informationen hat die Kanzlei keinen Zugriff. 

 

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das Hinweisgebersystem Ihre Anonymität automatisch durch ein zertifiziertes Verfahren (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung), das durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert ist. 

 

Soweit dies technisch möglich ist, das heißt wenn beispielsweise das virtuelle Postfach genutzt wird, erhält der Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Eingangsbestätigung über das virtuelle Postfach.

 

Nach dem Eingang einer Meldung bei der Ombudskanzlei erfolgt durch diese eine erste Überprüfung der Hinweise, insbesondere, ob Beweise vorliegen, die die übermittelten Informationen bekräftigen oder widerlegen. 

 

Ist die Ombudskanzlei der Auffassung, dass weitere Ermittlungen erfolgen sollten, dokumentiert sie dies und leitet die erforderlichen Informationen an die Abteilung „Recht und Compliance“ der Hessing Unternehmensgruppe weiter. Diese führt im Anschluss die internen Ermittlungen durch. 

 

Im Rahmen einer Meldung können auch personenbezogene Daten erhoben werden. Personenbezogene Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sind alle Informationen über die Sie als Person identifiziert werden können. Die Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt nur durch Entgegennahme der von Ihnen mitgeteilten Informationen. 

 

Die Verarbeitung der Daten durch die Kanzlei sowie die Weitergabe der Daten in dem im Einzelfall gebotenen Umfang erfolgt zum Zweck der Erfüllung der Verpflichtung als Ombudskanzlei durch die Hessing-Unternehmensgruppe und ggf. im Interesse des Dritten auf dessen (mögliche) Schädigung sich die Meldung bezieht. Die Verarbeitung liegt im berechtigten Interesse der Kanzlei und ist daher gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO rechtmäßig, sofern nicht im Einzelfall die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. 

 

Das Hinweisgebersystem eröffnet die Möglichkeit vollständig anonym Hinweise zu geben. Wenn Sie von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch machen, können im Fall der Erforderlichkeit (z. B. im Rahmen von Folgemaßnahmen, vgl. hierzu Ziffer 4.1 der Richtlinie zur Einrichtung und Betrieb eines Hinweisgebersystems in der Unternehmensgruppe der Hessing Stiftung), Ihre Daten an die Hessing-Unternehmensgruppe weitergegeben werden. 

 

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten in Form der Weitergabe an die Hessing Unternehmensgruppe widersprechen. Sie können von diesem Widerspruchsrecht jederzeit Gebrauch machen. 

 

Die Kanzlei ist gegebenenfalls rechtlich verpflichtet, bestimmten staatlichen Stellen, insbesondere staatlichen Ermittlungsbehörden oder Gerichten, Informationen zu Compliance-Verstößen zur Verfügung zu stellen. Bei Auskunfts- und Herausgabepflichten sowie bei Beschlagnahmen können wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen nicht zurückhalten.

 

Sofern durch eine Meldung personenbezogene Daten eines Dritten erhoben bzw. verarbeitet werden, hat diese Person grundsätzlich Auskunfts- bzw. Informationsrechte gegenüber der Kanzlei. Zu diesen Informationen gehört auch der Ursprung der Daten. Sofern ein überwiegendes berechtigtes Interesse eines Dritten an der Geheimhaltung besteht, müssen Informationen allerdings nicht offenbart werden, § 29 Abs. 1 BDSG. Hinweisgeber sollen durch die Anonymität vor direkten und indirekten Repressalien geschützt werden, sodass grundsätzlich ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung der Identität des Hinweisgebers besteht. 

 

Wir weisen Sie darauf hin, dass nur solche Hinweisgeber umfassend zu schützen sind, die nicht böswillig oder missbräuchlich Meldungen abgegeben haben. Dies ist der Fall, wenn Sie zum Zeitpunkt der Meldung willentlich und wissentlich falsche oder irreführende Informationen melden. Sofern eine solche Meldung zu Lasten eines Dritten geht und er in diesem Zusammenhang Informations- oder Mitteilungsansprüche geltend macht, ist die Kanzlei verpflichtet, die Informationen herauszugeben. 

 

Die von Ihnen zu Ihrer Person mitgeteilten personenbezogenen Daten – sofern geschehen – werden so lange aufbewahrt, wie die Aufklärung des Compliance-Hinweises und dessen abschließende Bearbeitung, einschließlich der Behebung eventuell festgestellter Defizite sowie die Abwicklung gegebenenfalls damit verbundener Gerichtsverfahren, es erfordern. Ihre personenbezogenen Daten werden auch danach aufbewahrt, wenn dies aufgrund von gesetzlichen, behördlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist oder per Gesetz gestattet ist. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Erhebung und der Speicherung weggefallen ist.

 

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten, die Verarbeitungszwecke, die Kategorie von Daten und Empfängern, die Speicherdauer, die Herkunft der Daten, sofern sie nicht in der Kanzlei erhoben wurden, zu verlangen. Weiterhin steht ihnen ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu. 

 

Wenn Sie nicht möchten, dass die Kanzlei personenbezogene Daten – soweit von Ihnen angegeben – von Ihnen wie beschrieben erhebt, verarbeitet und nutzt, können Sie Ihre Meldung anonym abgeben. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, ebenso die Nutzung des Hinweisgebersystems.